Las 5S. La metodología japonesa que puede hacer la diferencia en tu negocio.

Japón es uno de los países que ha desarrollado metodologías y educación basada en hacer las cosas con excelencia, desde limpiar las escuelas desde los 4 o 5 años hasta la creación de empresas de alta calidad. La misión de esta metodología es optimizar el entorno de trabajo para facilitarle a los colaboradores las tareas y potenciar la capacidad de solución de problemas en todos los equipos.

¿Qué ganamos usando esta metodología?

Mejoramos instantáneamente la productividad de los procesos y producción aumentando la calidad de todos los frentes: empresa, equipo, productos, servicios, etc.

Cada una de las “S” hace referencia a una acción a realizar para completar esta metodología, lo bueno es que la metodología 5S aplica para cualquier persona/empresa. No importa si trabaja en una fábrica, una oficina, un hospital, o si eres una ama de casa, las 5S te ayudará si se aplica correctamente.   

El primer paso es encontrar un área o ubicación que se beneficiaría con las 5S. Ahora, por favor haz lo posible para no hacer demasiadas cosas a la vez. En otras palabras, digamos que sientes que toda la oficina es un caos terrible… bueno, tratando de 5S toda la oficina a la vez puede ser demasiado para asumir. Así, en su lugar, tal vez puedas comenzar con tu escritorio, o un gabinete de suministro, o en el armario. Una vez que hayas identificado el área, sigue adelante

Pero ¿cuáles son las 5S?

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke.

1ª S – Seiri / CLASIFICAR

Consiste en identificar y clasificar los materiales indispensables para la ejecución de tus actividades. El resto se considerará material innecesario y por lo tanto se eliminará o separará. A partir de ese momento, se debe realizar un inventario estándar de cada puesto de trabajo.

Es muy importante involucrar a tu oficina de Contabilidad o Control de Activos en las actividades de clasificación, ya que algunos de los elementos pueden tener valor todavía, y habría que explicarlo correctamente. Así que asegúrate de contar con ellos. Incluso puedes invitarlos a ayudar, porque nunca se sabe, puede que les encante la idea de participar en esto contigo.

De esta forma, el equipo dispone de las herramientas que realmente necesita y ya no existirán otros elementos que puedan dificultar la labor.

2ª S – SEITON / ORGANIZAR

En segundo lugar, se procede a ordenar los materiales indispensables, facilitando las tareas de encontrar, usar y reponer todo lo que se necesite.

Con ello se consigue eliminar tiempos no productivos asociados a la búsqueda de materiales y desplazamientos innecesarios. Se debe marcar la ubicación de cada material, componente o herramienta, para ello nos servimos de etiquetas, moldes, dibujos, señales, etc.

Asimismo se reduce el inventario. Aunque muchas personas no se percata al inicio, ya que es más difícil que los artículos se pierdan, están en su lugar, sabrás cuantos hay y por consiguiente no comprarás de más.

3ª S – Seiso / LIMPIAR

Es indispensable localizar y eliminar la suciedad del puesto de trabajo, así como su correcto mantenimiento.

Como se podrán dar cuenta, un mal entendido bastante común en el método de las 5S es que solo se trata de barrer y limpiar, pues no es así, en realidad se trata de “NO limpiar”. Déjenme explicarles…En primer lugar  hacemos un barrido físico inicial limpiando todo y recogiendo basura, barriendo el piso y limpiando las máquinas, áreas de trabajos y equipos.  Luego, hacemos un barrido visual cada día y notamos si las cosas se han  ensuciado otra vez. Durante estos barridos diarios, anotamos las razones por las qué se ensucian, y en última instancia tomamos las acciones para eliminar las causas raíz.

Disponer de un estándar adecuado de limpieza y organización repercute directamente en la motivación del personal, además de reducir en gran medida los accidentes y lesiones.

4ª S – Seiketsu / ESTANDARIZAR

El proceso de estandarizar trata de distinguir fácilmente una situación “normal” de una “anormal”, es decir, el personal debe ser capaz de discernir cuando las tres “S” anteriores se están aplicando correctamente y cuando no.

Es imprescindible que todo el personal disponga de la formación adecuada para identificar este tipo de situaciones. De esta forma, el equipo se siente más valorado y aumenta su motivación. A su vez, los colaboradores son más polivalentes y son capaces de detectar pequeños fallos en su cargo, que en el futuro pudieran desencadenar problemas más graves.

En resumen, necesitamos una gestión visual que se utiliza para definir lo que se considera “normal”, esto reducirá las discusiones sobre cuáles deberían ser los estándares. Los estándares también puede ser mejorados, pero, después de elegir uno es importante hacerlo visual para que lo vayamos monitoreando y de esta forma asegurar que se pueda mantener.

Existen muchos ejemplos sobre gestión visual y estandarización entre ellos:

•  Cruces de Seguridad

•  Estándares con códigos de colores

•  Documentos de Trabajo Estándar

•  Listas de Limpieza estandarizadas

•  Señales de Control de Localización

•  Marcas de Posición / Tableros sombreados

•  Presentación Estandarizada /Cinta Diagonal

5ª S – Shitsuke / MANTENER

Las 5S no tienen un fin definido. Es un ciclo que se repite continuamente y en el que se debe tener una disciplina para mantener todo en orden y funcionando.

Algunas técnicas para mantener lo realizado en las cuatro“S” anteriores son las inspecciones, auditorías. Así como otras técnicas como:

• Establecer vínculos claros entre las métricas 5S y SCEC (que representan seguridad, calidad, entrega y costos). Deben existir varios gráficos y tablas que vinculen 5S con otras métricas críticas.
• Realizar la supervisión y la administración para practicar Genchi Genbutsu, lo que significa ir a ver por ti mismo. De hecho, para que 5S se mantenga, LA GERENCIA DEBE caminar por las diferentes áreas al menos una vez al día para averiguar qué problemas existen y cómo pueden apoyar a sus colaboradores.

El éxito en la implantación de las 5S, genera un espacio de trabajo mucho más agradable, se reducen stocks, accidentes y se aumenta la productividad y satisfacción del personal de la empresa. Por ello la prioridad es mantener esta disciplina de una forma rigurosa y constante.

Esta metodología ha sido probada por miles de empresas de todo el mundo y es la forma en la que los negocios japoneses tienen un éxito tan arrollador.

Parte de la misión de Direcciona es encontrar las mejores prácticas reales para las empresas e implementar de forma acertada los cambios que harán que tu empresa llegue a otro nivel de resultados.

Los años nos han dado la experiencia en nuestro sector y somos capaces de optimizar de forma adecuada cualquier empresa, dando resultados muy rápido y calidad.

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