Importancia de las herramientas digitales en la gestión de negocios

La pandemia de COVID-19 será sin duda un precedente de nuevas formas de convivir en la sociedad y las empresas no son la excepción. La pandemia no solo ha obligado a las empresas a cambiar sus paradigmas respecto al trabajo de las personas, sino que también el de su propia gestión y organización.

De momento la respuesta a la realidad actual y posibles futuras situaciones parecidas es la digitalización. Hay quienes ya lo tenían hecho, otros que se están adaptando al mundo digital de forma progresiva, sin embargo, hay quienes no lo están logrando y su desaparición o estancamiento es inminente.

Aquellos que se están adaptando están evidenciando el gran potencial de los negocios y el trabajo a distancia en todo rubro y nivel. Hoy es posible comprar y vender absolutamente todo sin salir de casa. Así como también se puede gestionar, controlar y administrar una organización de forma eficaz gracias a herramientas digitales.

¿Por qué digitalizarte?

Para mantenerse a la vanguardia y seguir compitiendo a medida que la tecnología sigue avanzando. La digitalización no solo te permitirá romper tus fronteras de comercio, sino también de evolucionar desde dentro y así lo está demostrando la pandemia.

¿Por dónde empiezo?

Cuando hablamos de digitalización, se abre un amplio espectro de posibilidades para una empresa. Desde adquirir nuevas tecnologías para mejorar y controlar procesos (CRM, Chatbots, ERP) hasta invertir en nuevas metodologías de trabajo para optimizar la gestión de proyectos (Design thinking, Agile,Scrum).

Sin embargo, controlar tus procesos internos es por dónde puedes empezar. Gracias a la digitalización de tus procesos internos serás capaz de elevar tu eficiencia y eficacia lo que te permitirá seguir compitiendo. Esto motiva al equipo, a que reduzca las tareas repetitivas o que agregan valor al proceso y tener más productividad.

¿Qué debo tener en cuenta al elegir un software de control?

Existen muchas alternativas digitales para poder monitorear y controlar la gestión de nuestras empresas de forma remota. Sin embargo, algunas de las características que debes tener en cuenta al momento de elegir una herramienta digital son las siguientes:

1. Facilidad de presentación

La interfaz del software debe brindarle a tu negocio una presentación fácil, refinada y colaborativa. Por ejemplo, ahora se busca tener varios documentos en Excel a la mano.

2. Fácil uso

Interactuar con la interfaz del software debe ser intuitivo y sencillo. Recuerda que todos harán uso de esa herramienta.

3. Fácil instalación y administración.

Su correcto funcionamiento no debe demandar demasiados cambios ni inversión excesiva en infraestructura. Además, debe resultar sencillo mantener el software funcionando y sin errores.

4. Facilidad en el soporte

Debe haber calidad de respaldo de parte del proveedor interno o externo ante posibles problemas o inconvenientes.

5. Compatibilidad con tu giro de negocio

El software debe estar orientado al giro de negocio para el que lo necesitas.

Tableros de Control

Un tablero de control es una herramienta potente para obtener información de los datos y centralizar los indicadores clave de gestión (KPIs) que necesitas para saber qué está pasando realmente con tu negocio.

Un tablero de control se caracteriza por lo siguiente:

1. Información relevante

La información mostrada es confiable, relevante y me ayudará a tomar buenas decisiones estratégicas.

2. Accionable

Ver la información es útil, pero acceder a ella aún más por lo que los gráficos deben ser dinámicos.

3. Comprensible

Un tablero de control no me lo tienen que explicar, debo de ser capaz de entenderlo rápidamente con tan solo verlo.

4. Conciso

Mostrar información es importante, sin embargo, no debe abusarse de muchos gráficos que finalmente generan confusión.

5. Amigable

Finalmente, todos sabemos que una imagen vale más que mil palabras así que la presentación no sobra.

¿Con el software basta?

Debemos agregar e impulsar que esta transformación tenga objetivos que van más allá de “actualizarse”. Debe ser un medio para un objetivo más específico, ya sea para mejorar la productividad, hacer integraciones, entregar más éxito a los clientes, reorientar las estrategias, entre muchos otros.

¿Es confiable usar estas herramientas digitales?

Siempre y cuando se implementan y se gestionan los indicadores de forma óptima, el control de las actividades y operaciones de forma digital será idóneo.

Después de todo las herramientas digitales solo representan los datos que los colaboradores introducirán al sistema. La veracidad o no de la información que se obtenga a partir de esos datos estará directamente relacionada al nivel de confianza de los datos registrados.

Pero, lo más importante

Gracias a las herramientas digitales se pueden unificar datos de distintas fuentes de la empresa para crear paneles interactivos e informes que ayuda a tomar mejores decisiones para el logro de los objetivos empresariales.

Con esta información, es posible predecir con mayor precisión el crecimiento del negocio, comprender qué áreas necesitan reestructuración y la aceptación de bienes o servicios en el mercado. Esto genera sostenimiento del negocio.

Finalmente, concluimos en que la elección de una herramienta digital dependerá de la realidad de una organización. Esta realidad refiere a lo económico, estructura organizacional, idoneidad del software, así como la cultura empresarial con un verdadero propósito de gestionar el cambio en todos los niveles.

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